Excel-Daten (Adressfelder für Telefonkontakte) importieren

Welche Daten kann ich in ACT! importieren bzw. aus ACT! exportieren? Zugriff auf ACT!-Daten.

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Robert Schoepfer
Beiträge: 2
Registriert: Montag 4. Juni 2007, 18:19

Excel-Daten (Adressfelder für Telefonkontakte) importieren

Beitrag von Robert Schoepfer »

Hallo zusammen,
ich habe Daten in einem Excel-Sheet und möchte diese in Act 6.0 importieren. :o
Wie gehe ich da am besten vor?

Ich bitte Euch, mir die Vorgehensweise möglichst in Einzelschritten zu erklären, weil ich in diesen Dingen noch "Novize" bin! :cry:

Es wäre schön, wenn mir jemand diesbezüglich helfen könnte! :D

Herzliche Grüße,

Robert Schoepfer

Susi
Beiträge: 2
Registriert: Freitag 25. Mai 2007, 14:06

Beitrag von Susi »

Hallo,

hier eine kleine Anleitung, hoffe sie hilft weiter


1. Die Spalten Überschriften in der Excel Liste (z.B. Vornamen, Nachname) genau so benennen, wie die Felder in ACT benannt sind
2. Falls man die Tabelle in ACT als „Gruppe“ wieder finden möchte (ist sinnvoll), legt man in der Excel Liste eine Spalte an mit der Überschrift „Branche“. Das gleiche Feld ist auch in ACT zu finden. Hier wird die Liste bearbeitet und eine neue Branche angelegt, die dann genau so in der Excel Liste benannt wird.
3. Nach dem importieren kann dann über Suche - Abfragebeispiel - Branche - danach gesucht werden und eine Gruppe angelegt werden.
4. Die „original“ Excel Tabelle für spätere Änderungen oder sonstiges normal als Excel Format abspeichern
5. Ausgefüllte Excel Tabelle – speichern unter – Text (Tabs getrennt) = .txt
6. In ACT – Datei – Datenaustausch – importieren
7. Dateityp: Text mit Begrenzungszeichen – Dateiname und Ablageort: gespeicherte txt Datei laden
8. Haken bei: Nur Kontaktdatensätze
9. Haken bei: Nein, vordefinierte Mapdatei nicht verwenden
10. Kontaktzuordnung: jedem Feld muss das gleiche gegenüberstehen, wenn ein Feld leer ist, in das leere Feld klicken und gleiches Feld auswählen ( Nachname muss Nachname gegenüber stehen, Stadt muss Stadt gegenüber stehen usw.)
11. Mit den Pfeilen kann man sich alle Datensätze mit anschauen
12. Fertig

Ingrid Weigoldt
Beiträge: 3027
Registriert: Donnerstag 24. April 2003, 02:00
Wohnort: Viernheim

Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo Herr Schoepfer, hallo Susi,

ergänzend zu der Anleitung von Susi eine kleine Warnung:

Beim Importieren von Datensätzen wirkt der über "Bearbeiten, Felder definieren, Register Weitere" gesetzte Filter für "Doppelte suchen"!!! Dieser ist standardmäßig eingestellt über die Felder Firma, Kontakt und Telefon.
Erfolgt der Import in eine leere Datenbank, würden nur doppelte vernichtet, die bereits in der zu importierenden Datei doppelt waren.
Erfolgt der Import in eine Datenbank mit vorhandenen Kontakten, könnten dort vorhandene Kontakte überschrieben werden!!!

Um solches zu verhindern, gibt es in meinen ACT-Datenbanken ein Feld namens "Import_aus", und in den zu importierenden Dateien auch. In der zu importierenden Datei dann pro Datensatz eine eindeutige Kennung eingeben (die so in der ACT-Datenbank bisher noch nicht vorkommt).

Vor dem Import in ACT dann den Filter umstellen auf "Import_aus", und alle Datensätze aus der Importdatei werden "hineinrauschen".

Stellt man den Filter in ACT dann wieder auf Firma, Kontakt und Telefon um, kann man in aller Ruhe nach Doppelten suchen lassen und im Zweifelsfall entscheiden, was man damit machen will.

Und das allerwichtigste: vor dem Import ein Backup der ACT-Datenbank machen, damit man die Ursprungsversion nach einem fehlgelaufenen Import schnell wiederherstellen kann.
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

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