Import von Exceldaten in ACT! 8.0

Welche Daten kann ich in ACT! importieren bzw. aus ACT! exportieren? Zugriff auf ACT!-Daten.

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Gaby S. Graupner
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Import von Exceldaten in ACT! 8.0

Beitrag von Gaby S. Graupner »

Liebes Team,

ich habe Daten von Excel in ACT! 8.0 importiert, dabei gehen die Umlaute verloren. Eine Option die ich auf ANSI beim Importassistenten wie bei 6.0 finde ich nicht.

2. Wie kann ich in das Feld Notizen Informationen importieren, wenn ich in Excel z.B. eine Spalte mit Bemerkungen zu einer Adresse habe.

3. Wie kann ich die importierten Adressen gebündelt einer Gruppe zuführen?

Ein herzliches Dankeschön :D aus München sendet
Gaby S. Graupner
Die Deutsche Akademie für Training ein Markenzeichen der DIMAT-Services Ltd.

Ingrid Weigoldt
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Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo Frau Graupner,
von Excel in ACT! 8.0 importiert, dabei gehen die Umlaute verloren.
EXCEL speichern unter TXT. Diese TXT öffnen, speichern unter UTF8 (das braucht ACT!8).
Wie kann ich in das Feld Notizen Informationen importieren, wenn ich in Excel z.B. eine Spalte mit Bemerkungen zu einer Adresse habe.
Heißt, Sie wollen eine Notiz (Register Notizen) zu einem Kontakt importieren? Geht leider nicht. Import ist nur in Kontakt- bzw. Gruppen- oder Firmenfelder möglich.
Wie kann ich die importierten Adressen gebündelt einer Gruppe zuführen?
Vorschlag: Legen Sie sich ein Feld an mit Namen wie z.B. "Import_aus". Ergänzen Sie Ihre EXCEL-Daten um eine entsprechende Spalte, füllen Sie diese per EXCEL-Formel mit einem Prefix und der Zeilennummer. So schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: Mit eingestellten Filter "Doppelte suchen" auf das Feld Import_aus stellen Sie sicher, daß wirklich jeder importierte Kontakt ankommt. Und Sie könnten den Inhalt von Feld "Import_aus" benutzen, um eine Suche zu bilden, die Sie dann in eine Gruppe überführen können.
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

Gaby S. Graupner
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Beitrag von Gaby S. Graupner »

Liebe Frau Weigoldt,

erstmal vielen Dank für die Antworten. Nach einigen Tagen Dienstreise komme ich heute dazu Ihre Tipps umzusetzen. Nach der Umwandlung in UTF-8 Dateien, kommt jetzt bein Import-Assistenten von ACT! folgende Fehlermeldung: "Die Datei die sie zu importieren versuchen, hat eine ungültige erste Zeile (wahrscheinlich inkonsistente Feldnamen) Die können versuchen, die erste Zeile, die Daten enthält zu importieren."

Auch wenn ich die Zeile mit den Feldnamen weglasse ändert sich die Fehlermeldung nicht. Wenn ich die Meldung einfach ignoriere, kommt beim Assistenten Seite 6 "Feldzuordnung" in jedem Feld der Name: Column01 bis Column... Dies war vorher nicht! Was habe ich übersehehen?

Noch einmal ein herzliches Dankeschön für Ihre Unterstützung.

Viele Grüße

Gaby S. Graupner
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Ingrid Weigoldt
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Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo Frau Graupner,

ich gehe mal davon aus, die zu importierende Datei enthält tatsächlich die Feldnamen. Wenn nicht: EXCEL-Tabelle mit ordentlichen Spaltenüberschriften - am besten entsprechend den gewünschten ACT-Feldnamen - versehen und erneut als TXT speichern und dann in UTF8 umwandeln.

Im Import-Assistenten 4/8 (Importoptionen) sollten Sie unbedingt das richtige Trennzeichen auswählen (aus EXCEL wahrscheinlich TAB) und keinen Haken setzen bei "ja ersten Datensatz importieren".
Dann sollte in der Feldzuordnung so etwas wie ein Feldmapping zu erkennen sein, mit dessen Hilfe Sie die ACT-Felder bestimmen können.
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

Gaby S. Graupner
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Beitrag von Gaby S. Graupner »

... wow, bin immer wieder begeistert über die schnelle Antwort.

ja, Sie haben Recht - all das sollte so sein und es ist so. Bevor ich die TXT in UTF-8 gewandelt habe, war es auch kein Problem - erst seitdem ist dieses Problem aufgetreten. Doch wenn ich es nicht in UTF-8 wandle überträgt es keine Umlaute. Ich bin verzweifelt. :-?

Danke und viele Grüße

Gaby S. Graupner
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Ingrid Weigoldt
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Beitrag von Ingrid Weigoldt »

Hallo Frau Graupner,

wenn Column01 Column02 usw. in einem einzigen Feld steht, stimmt das Feldtrennzeichen nicht.

Wenn die Spalten - zwar ohne Namen - untereinander jeweils in einem anderen Feld stehen, könnte man zwar mühevoll die Feldzuweisung trotzdem machen. Column01 entspricht Spalte A der EXCEL-Tabelle usw.

Morgen Vormittag bin ich offline, ab 13:00 h in Verzweiflungsfällen zu erreichen. Auf meiner Homepage finden Sie Telefonnummer und NV-Gastzugang.
Schöne Grüße aus Viernheim
Ingrid Weigoldt

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