Informationsuebernahme beim kreiren von Kontakt von Firma

[Rader]

Wir haben ACT! Premium 2011 Version 13.1.111.0 Hotfix 1 und wir sind hier in den USA. Ich wollte jedoch in einem deutschen Forum schreiben, da ich mit der Begrifflichkeit in beiden Sprachen vermutlich Schwierigkeiten habe.

Folgendes Problem: Wir haben einen Admin und mehrere Manager. Einer unserer Manager will nun einen Kontakt zu einer Firma hinzufuegen. Somit geht er auf das Feld 'create contact from company' (vermutlich: erstelle Kontakt von Firma). Jetzt uebernimmt es mir einige Information nicht. Wie kann ich machen, dass es mir alle Information uebernimmt, ohne dass ich ihn zum Admin mache?

Herzlichen Dank!
Sonja

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Sonja,

auf der Firmenebene haben Sie die Möglichkeit, die Verknüpfungen zwischen Firmen-Feldern und Kontakt-Feldern zu ändern.
Oder Sie benutzen dazu die Felddefinitionen.
In beiden Fällen sollten Sie allerdings Admin-Rechte haben.

[PatrickBBA]

Ich habe noch eine Frage für dieses Thema.

Die Laptopbenutzer haben eine Remotedatenbank und ich weiss nicht, ob das Problem auch mit der Hauptdatenbank auftritt.

Wenn ich ein Kontakt aus Firma erstelle, werden definierte Felder in den Kontakt übernommen, doch weitere Felder die ich als Pflichtfelder definiert habe beim Erfassen eines Kontaktes, müssen nun nicht mehr ausgefüllte werden, das heisst ich kann ein Kontakt aus Firma erstellen und diesen ohne Kontaktnamen abspeichern.

Wieso ist das so und wie kann man das korrigieren? Pflichtfelder sollten Pflichtfelder bleiben, sonst nimmt die Qualität der Datenbank ab.

Wenn ich einen neuen Kontakt erfasse über neuen Kontakt erfassen, muss ich alle Pflichtfelder ausfüllen, bzw. es funktioniert, wie es soll.

Danke und Gruss
Patrick

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Patrick,

Sie können nur solche Felder zwischen Firma/Kontakt verknüpfen, die in beiden Datengruppen vorkommen.
D.h: keine Chance für Pflichtfelder auf der Kontaktebene, die nur da vorkommen!

Der Kontakt-Name ist davon genauso betroffen. Diesen müssen Sie also manuell eingeben.

Im übrigen sollte ein neuer Kontakt mit leeren Pflichtfeldern sich allerdings mit einem entsprechenden Fehlerhinweis melden, wenn Sie ihn versuchen zu speichern oder zu verlassen.
"Speichern" ist auf jeden Fall gut, denn dann wird der neue Kontakt zwangsweise geprüft.

Tipp: wenn Sie Ihre Pflichtfelder farbig unterlegen, erleichtern Sie einem Benutzer damit das Auffinden derselben.

[PatrickBBA]

Hallo Frau Weigoldt

Vielen Dank für die Antwort.

Genau, das Problem ist, wenn ich eine neuen Kontakt anlege, kommt der Fehlerhinweis, wenn ich ein Pflichtfeld nicht ausfülle. Aber wenn ich einen Kontakt aus Firma erstelle, kommt kein Fehlerhinweis, wenn ich ein Pflichtfeld nicht ausfülle, so kann ein Kontakt ohne Name gespeichert werden, was nicht so gut ist.

Gibt es da eine Lösung, dass Pflichtfelder auch Pflichtfelder bleiben?
Das Problem stelle ich fest, wenn ich auf der Remotedatenbank arbeite und habe es soeben auf der Hauptdatenbank auf dem Server probiert, gleiches Problem.

Vielen Dank und Gruss
Patrick

[Ingrid Weigoldt]

Hallo Patrick,

ich muß dieses Verhalten von ACT leider bestätigen, auch unter Act V16.2!

Vielleicht wird dieser Bug ja irgendwann einmal behoben, aber derzeit ist es so.

Warum erzeugen Sie nicht eine dynamische Gruppe mit folgenden Kriterien:
Kontakt, Feld Kontakt, enthält keine Daten oder Kontakt, Feld Pflichtfeld1 enthält keine Daten, oder Kontakt, Feld Pflichtfeld2 enthält keine Daten....
So finden Sie in der Gruppe ganz schnell die Datensätze, wo die Inhalte nicht passen und können das beheben (lassen).

[PatrickBBA]

Guten Tag Frau Weigoldt

Danke, das habe ich mir überlegt und jetzt gemacht.
Ich kann Kontaktfelder auswählen.

Leider habe ich nicht herausgefunden, wie ich das für die Firmen machen kann, auch dort gibt es Pflichtfelder.

Danke und Gruss
Patrick

[Ingrid Weigoldt]

Da hilft dann nur die manuelle Suche (rechte Maustaste auf gewünschtes Feld, ...enthält keine Daten) und dann die Korrektur!

Dynamische Gruppen über Firmenfelder gibt es nämlich - noch - nicht.