Kurzübersicht der grundsätzlichen
Funktionen von Act!:
Wachstum der Datenbank-Architektur mit Ihrem Anspruch
Act! vereint eine extrem kurze Einrichtungsdauer mit langfristigen
Wachstumsmöglichkeiten - ganz entsprechend Ihrem Anspruch an eine
vollwertige CRM-Lösung. Ob dezidierte Rechteverteilung und Zugriffs-Optionen
durch verschiedene Mitarbeiter, Anlage eigener Felder mit unterschiedlichsten
Feldtypen oder Optimierung des Layouts an Ihre Wünsche - Act!
ist eine ausgesprochen vielseitig einsetzbare und schnell zu individualisierende
CRM-Lösung.
Nachfolgend einige Beispiele für Anpassungsmöglichkeiten:
Anpassung von Feldern
Definieren Sie eigene Felder in vier
Datenbereichen und greifen Sie dabei auf verschiedenste Feldtypen
zu
Hinterlegung von Drop-Down-Listen
Drop-Down-Listen werden getrennt von
den Feldern verwaltet und lassen sich mit diesen koppeln.
Auch Mehrfachauswahl aus der Liste wird unterstützt.
Anlage von Produktlisten
Verwalten Sie Ihre eigene Produktliste und übernehmen
die Werte per Datenimport aus Ihrer Auftragsbearbeitung.
Definition von Vertriebsprozessen
Hat Ihr Unternehmen verschiedene Vertriebsstandbeine?
Definieren Sie dafür verschiedene Vertriebsprozesse
und hinterlegen sog. "Verkaufsphasen".
Definieren Sie eigene Tätigkeitstypen
Ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg
zum analytischen CRM!
Durch selbstdefinierte Tätigkeiten/Protokolle
schaffen Sie die Voraussetzung für effektive Analysen.
Zusätzliche Anpassungen
Verschiedene weitere Anpassungsmöglichkeiten lassen
Raum für wachsende Vertriebsorganisation.
Strukturierte Sicht auf Firmen und Ansprechpartner
Bereits seit der Version Act! 7.0 ist ein Arbeiten in Firmen-, als
auch Kontaktdatensätzen möglich. Diese kombinierte Darstellungsform
bietet erhebliche Vorteile. Firmen-Informationen lassen sich an zentraler
Stelle pflegen, während der Blick auf die vertriebliche Historie
wahlweise für den einzelnen Ansprechpartner, als auch optional
für die Firmen-Gesamtheit zur Verfügung steht.
Arbeiten im Bereich "Ansprechpartner"
Pflegen Sie die Daten
zu Ihren Ansprechpartnern auf klassische Weise im Kontaktbereich
Anlage eines Firmen-Datensatzes
Legen Sie wahlweise
einen neuen Firmendatensatz an, oder erzeugen aus einem bestehenden
Ansprechpartner eine neue Firma. Verschiedene Formen des Herangehens
werden unterstützt.
Eingabe von firmenspezifischen Daten
Analog zum Kontaktbereich stehen auch im Firmenbereich
alle Möglichkeiten der Felderweiterung und Layout-Anpassung
bereit.
Anzeige der vorhandenen Ansprechpartner
Beim Firmendatensatz erscheint die Auflistung
der zugeordneten Ansprechpartner.
Die Anzeige der eingeblendeten Spalten bestimmen Sie
selbst.
Per Mausklick wechseln Sie von der Firma zum ausgewählten
Kontakt.
Differenzierte Zuweisung von Kontakten zu Firmen
Über die Differenzierung in der
Zuordnung wird erreicht, daß die Daten von Ansprechpartnern
am Sitz der Firma dynamisch angepasst werden bei Änderung
der Firmen-Stammdaten.
Statische Mitgliedschaften können zu beliebig
vielen Firmen parallel vergeben werden.
Anlage von Hierarchien und Geschäftsbereichen
Firmen lassen sich ineinander verschachteln.
Dadurch werden Zugehörigkeiten über bis zu 15 Ebenen
tief sichtbar gemacht.
Im sog. "Treeview" lassen sich Zugehörigkeiten
per "Drag-and-Drop" verschieben.
Kompakte Übersicht der abgewickelten Aufgaben (Historie)
Einen schnellen und kompakten Überblick zu erhalten auf alles,
was in der Vergangenheit passierte - dies ist ein besonderer Pluspunkt
bei Act!. Denn durch die neu geschaffene Möglichkeit, eigene
Protokolltypen zu definieren (siehe Thema Anpassung) richtet sich Act!
nach dem Arbeitsalltag des Anwenders, statt umgekehrt.
Jede Aktion - vom geschriebenen Brief über abgeschlossene Telefonate
bis hin zu vorgenommenen Feldänderungen - wird dokumentiert. Dadurch
entsteht eine lückenlose Übersicht dessen, was den Geschäftskontakt
in der Vergangenheit ausgezeichnet hat.
Aufzeichnung eines Protokolls
Jede Protokollaufzeichnung läßt sich sinnvoll
mit mehreren Personen, Projekten oder Firmen in Verbindung setzen
und schafft damit die Informationen an allen Stellen, an denen man
sie sucht.
Übersichtliche Darstellung der
Historie
Die Historie (Protokolle)
wird wahlweise für einzelne Ansprechpartner oder die gesamte
Firma angezeigt.
Bei verknüpften Dateien (z.B. Briefe, EMails)
reicht ein Klick zum Öffnen des Dokuments.
Umsatzplanung und -auswertung
Mit Act! planen und steuern Sie gezielt Ihre Umsatzerwartung (Forecast).
Dabei werden Sie durch eine Vielzahl intelligenter Hilfswerkzeuge unterstützt.
Verschiedene Vertriebsprozesse mit unterschiedlich zugeordneten Verkaufsphasen,
ein frei einrichtbarer Artikelstamm, welcher für den geplanten
Auftragsabschluß herangezogen wird - bis hin zu Selektionsmöglichkeiten
auf bestimmte Vertriebs-Zielgruppen in Abhängigkeit der nachgefragten
Produkte - dieses System überzeugt!
Anlage eines neuen potenziellen Auftrages
Ob detaillierte Inhalts-Beschreibung, Zuordnung zu
Projekten oder Grad der vermuteten Abschluß-Wahrscheinlichkeit
- die Auftragsplanung in Act! erfolgt ergonomisch und durchdacht!
Anpassung des Forecast-Bereiches an eigene Wünsche
Bis zu acht Felder lassen sich an eigene
Wünsche anpassen.
Dadurch erhält Ihre Vertragsverwaltung noch mehr
Aussagekraft in Analysen!
Umsatzliste
Aus einer detaillierten Umsatzliste läßt
sich eine Zielgruppensuche durchführen.
Die Liste kann per Mausklick nach Excel exportiert
werden.
Verkaufstrichter
Der Verkaufstrichter verschafft einen
Überblick über die Anzahl der potentiellen Aufträge
- verteilt auf die Verkaufsphasen.
So erhalten Sie bereits frühzeitig Aufschluß
über künftige Entwicklungen.
Umsatzdiagramm
Das Umsatzdiagramm zeigt die voraussichtliche Entwicklung
der Umsätze auf. Dabei wird die prognostizierte Abschlußwahrscheinlichkeit
eingebunden.
Komprimierter Überblick durch integriertes Cockpit
Das Cockpit in Act! erlaubt eine individuelle und vielfältig
gestaltbare grafische Aufbereitung von gespeicherten Tätigkeiten
und Verkaufschancen und variiert die optische Darstellung in Abhängigkeit
der jeweils gesetzten Filter (z.B. Typ, Benutzerauswahl, Datumsbereich).
Hierfür wird dem Anwender ein eigener Cockpit-Designer
(vergleichbar dem Layout-Designer) zur Verfügung gestellt, der
die angepasste Erstellung eigener grafischer Übersichten gestattet.
Ein zusätzliches "Schmankerl"
haben sich die Entwickler durch die Hinterlegung einer Zielvorgabe einfallen
lassen. Dadurch werden grafische Soll/Ist-Vergleiche ermöglicht.
Sicht auf Ihr individuelles Cockpit für mehr
Überblick
Das Cockpit verfügt über einen
eigenen Designer, mit dem sich individuelle grafische Darstellungen
der Datensubstanz verwirklichen lassen.
Die Zusammensetzung von Tätigkeiten und Verkaufschancen
wird transparent und übersichtlich dargestellt.
Vielfältig setzbare Filter liefern im Handumdrehen
einen optischen Eindruck der vorhandenen Datensubstanz.
Projekte strukturiert verwalten
Ansprechpartner, Aufgaben und Historie in einem Projekt zusammenfassen
- das ist eine weitere Stärke von Act!. Selbst die Aufteilung
in Teilprojekte in bis zu 15 !! hierarchischen Unterstufen ist möglich
und wird in Form einer Baumstruktur übersichtlich dargestellt.
Projekt-Datensätze lassen sich in beliebiger Anzahl erzeugen. Die
Projekt-Struktur (Felder und Layout) sind individuell anpaßbar.
Baumstruktur der Projekt-Übersicht
Analog zum Firmenbereich wird auch im
Projekt-Bereich eine übersichtliche Baumstruktur (Treeview)
eingeblendet.
Auch hier lassen sich Teilprojekte per Drag-and-Drop
verschieben und erleichtern so die Administration.
Bildschirmansicht eines Projekt-Datensatzes
Auch im Projektbereich findet sich die übersichtliche
Anordnung von Feldern und gesplitteten Themenbereichen wieder. Die
durchgängig optische Anordnung von Informationen in Act! erleichtert
den "Durchblick" und schafft Übersichtlichkeit.
Zielgruppenbildung
Für jede vertriebliche Planung ist die Bildung von Zielgruppen
(ob Vertriebskampagnen, Marketingaktionen oder Auswertung) von zentraler
Bedeutung. Act! unterstützt die Anlage und das spätere
Aufspüren interessanter Zielgruppen durch verschiedene und äußert
umfangreiche Werkzeuge und Möglichkeiten.
1. Möglichkeit
Sie legen Felder an (ob im Kontakt- Firmen- oder Gruppenbereich) und
befüllen die Felder über hinterlegte Drop-Down-Listen in strukturierter
Weise mit Inhalten. Über umfangreiche Suchmöglichkeiten finden
Sie alle Datensätze mit entsprechenden Werten.
2. Möglichkeit
Sie legen Gruppendatensätze in Form von Zielgruppen an und ordnen
die entsprechenden Kontakte-Datensätze den jeweiligen Gruppen zu
. Für diese Zuordnung lassen sich auch dynamische "Gruppenzugehörigkeitsregeln"
erstellen.
3. Möglichkeit
Sie nutzen für Act! käuflich erhältliche BI-Software
(BI = Business-Intelligence) und ermitteln sehr komplexe Zielgruppen,
bei denen auch der geleistete Vertriebsaufwand/Vertriebserfolg für
die Ermittlung herangezogen wird. Hier ist auch die Einbindung zusätzlicher
Datenquellen (z.B. eigene Auftragsbarbeitung) in die Zielgruppenfindung
möglich.
Aufgabenplanung und Terminverwaltung
Eine der offensichtlichsten Aufgaben einer CRM-Lösung wie Act!
besteht in der Terminierung von Aufgaben -für sich selbst, oder
delegiert an einen/mehrere Kollegen. Die Planung von Aufgaben, sowie
die Übersicht des Kalenders und der Aufgabenliste fügt sich
in Act! harmonisch in die Vertriebsarbeit ein. Kaum Überflüssiges,
kaum Fehlendes - das Zusammenspiel zwischen Aufgabenplanung und Protokollierung
ist vielfach prämiiert worden.
Planung einer Aufgabe / Tätigkeit
Übersicht und
Struktur in der Planung von Aufgaben. Dabei lassen sich auch komplexe
Zuordnungen zu Projekten, Firmen oder mehreren Ansprechpartner
mühelos bewerkstelligen.
Details zur Aufgabe lassen sich umfassend hinterlegen.
Ebenso eine Verknüpfung zu wichtigen Dateianlagen.
Auf Wunsch kann eine individuell festlegbare Wiederholung
der Aufgabe (z.B. Vertriebsmeeting) festgelegt werden.
Im Register "Verfügbarkeit" läßt
sich nach freien Terminen für alle an der Aufgabe Beteiligten
suchen.
Ansicht im Tageskalender
Das Kalendarium von Act! (Tages-, 2 Wochen-,
Monatskalender) ist von seinem Erscheinungsbild stark an Outlook
angelehnt.
Individuell pro Anwender läßt sich die
persönliche Arbeitswoche mit der Kern-Arbeitszeit festlegen.
Detail-Erweiterung der Kalendereinträge
Beim Hinübergleiten mit der Maus über einen
Kalendereintrag erscheinen zusätzliche wichtige Detailangaben.
Mehrere Kollegentermine im Kalender anzeigen
Für eine optimale Terminsteuerung unter Kollegen
lassen sich bis zu 10 Kollegen gleichzeitig in die Kalenderansicht
einbinden.
Anzeige der Aufgabenliste
Die Aufgabenliste zeigt die "offenen Arbeiten"
eines festlegbaren Zeitraumes an. Per Mausklick läßt
sich zum ausgewählten Kontakt wechseln.
Einzel- und Serienbriefe erstellen
Für das Schreiben vom Briefen besitzt Act! eine direkte Verbindung
zu Microsoft Word. Alternativ verfügt Act! über
eine eigene integrierte Textverarbeitung. Auf der Basis von erstellbaren
Textvorlagen lassen sich Einzel-, oder Serienbriefe erzeugen. Verschiedene
Funktionen erlauben eine differenzierte Protokollierung des Briefes
in die Historie hinein.
Ausschnitt aus Briefvorlage
Die Feldnamen werden als Variablen in eine neue Dokumentenschablone
eingefügt. Die Vorlage läßt sich dann abspeichern.
Bestimmung der Empfänger bei einem Serienbrief
In Act! wird im Vorwege eine Zielgruppe von Kontakten
ermittelt, welche sich in der Anzeige als "Aktuelle Suche"
auswählen läßt.
Wie wird der geschriebene Brief protokolliert?
Sowohl für Einzel-, als auch Serienbriefe
lassen sich Protokolle erstellen (u.U. inkl. angehängtem
Dokument).
Nach dem erzeugten "Betreff" lassen sich
später über eine Volltextsuche die Empfänger wiederfinden.
Protokollierung von versendeten Briefen in der
Historie
Über die angezeigte Büroklammer läßt
sich der Brief per Mausklick wieder hervorholen.
Berichte erstellen
Ein leistungsfähiger Berichtsgenerator ist standardmäßig
in Act! integriert. Hiermit lassen sich von einfachen Kontaktberichten
bis hin zu komplexen Auswertungen mit integrierten VB-Scripts die unterschiedlichsten
Reports zu Papier bringen.
Wahlweise wird der Bericht auf den aktuellen Kontakt, eine "aktuelle
Suche", oder auf alle Kontakte/Firmen bezogen.
Vorhandene Standardberichte
Eine Vielzahl von mehr als 60 vorgefertigten Berichten
bieten Reportmöglichkeit von Beginn an und lassen sich Bedarf
auch anpassen.
Wer selbstständig eigene Berichte erstellen möchte
kann auf eine Vielzahl von vorgefertigten Berichtsstrukturen zugreifen.
Unterstützte E-Mail-Systeme in Act!
In Act! ist ein eigenständiges EMail-System auf der Basis
POP3/SMTP integriert. Parallel werden Outlook und Lotus Notes als EMail-Systeme unterstützt.
Analog zu dem Versand von Briefen werden gesendete EMails in die Historie
des Empfängers hinein verknüpft. Empangene EMails lassen sich
wahlweise einem, oder auch mehreren Kontakten zuordnen.
EMail-Einstellungen in Act!
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Über verschiedene Einstellungen lassen sich benutzerdefinierte
EMail-Konten einrichten und mit speziellen Optionen versehen. |
E-Mail-Schaltkonsole in Act!
In der E-Mail-Konsolenansicht von Act!
lassen sich mehrere E-Mail-Konten parallel verwalten.
Eine optional einblendbare E-Mail-Vorschau hilft beim
schnelleren "Sichten" der eingegangenen E-Mails.
Synchronisieren verschiedener Act!-Datenbanken
In Act! steht ein durchdachtes und äußerst leistungsfähiges
System bereit, mehrere Act!-Datenbanken miteinander abzugleichen (Synchronisieren).
Dabei gilt das Prinzip, daß auf beiden Seiten (Master-Datenbank
und Remote-Datenbank) exakt der gleiche Datenstand existiert. Einschränkungen
im Datenzugriff auf Remote-Seite erfolgen ausschließlich über
eine eingeschränkte "Sicht" (siehe auch Rechteverwaltung).
Die zwei unterstützten Kommunikationswege - um zwei Datenbanken
miteinander abzugleichen - sind entweder innerhalb des Netzwerkes, oder
über eine VPN-Leitung. Der Abgleich erfolgt zeitgleich in beide
Richtungen und schließt Dokumente, EMail-Dateien ebenso ein, wie
zentral angepasste Layout-Dateien, Schablonen und Berichtsvorlagen.
Änderungen an der Datenbankstruktur sind nur noch an der Master-Datenbank
möglich - wodurch mögliche Fehlerquellen durch beidseitig
vorgenommene - voneinander abweichende - Strukturänderungen ausgeschlossen
sind.
Die Einrichtungsschritte einer Datensynchronisation
Die Einrichtung einer Datensynchronisation
erfolgt sehr strukturiert in Form eines klaren Ablaufplans.
Sogenannte "Sync-Sets" (Abfrageregeln) stellen
sicher, daß die Gegenseite nur eine Teilmenge aller Kontakte
erhält.
Rechteverwaltung in Act!
Act! ist (besonders in der Premium-Ausführung) eine Business-Lösung
und richtet sich an Teamgrößen ab fünf Anwender. Daher
wird dem Thema Rechteverwaltung in Act! großes Gewicht beigemessen.
Die Rechteverteilung und Gewährung von Zugriffen wird im wesentlichen
über drei Komponenten gesteuert:
- Die Rechtestufe des Anwenders (bestimmt seine Möglichkeiten,
bestimmte Aktionen in der Datenbank auszuführen)
- Die Bildung sog. Benutzer-Teams (steuert die Möglichkeit
des Zugriffs auf bestimmte Kontakte)
- Die Layout-Ausstattung (definiert Teil-Datenbereiche, die
für den Anwender innerhalb des Kontakt-Datensatzes unsichtbar sind)
Zugriffsrechte auf Benutzerebene
Auch bei gleicher Benutzerrolle lassen sich weitere Zugriffsbeschränkungen
oder -rechte verteilen
Zugriffsrechte auf Team-Ebene
Durch die Bildung sog. Teams von Mitarbeitern und die
Zuordnung der einzelnen Kontakte zu den Teams erreichen Sie einen
gesteuerten Datenzugriff für die unterschiedlichen Anwender.
Zugriffssteuerung durch verteilte Layouts
Detail-Informationen wie "Potentielle Aufträge"
sollen nicht einsehbar sein? Passen Sie das Layout entsprechend an
und verteilen es an die betroffenen Anwender.
Umfangreiche Integration von MSOutlook
Es ist kein Geheimnis, daß Microsoft Outlook in der überwiegenden
Anzahl der Firmen als Adressbuch, EMail-System und Kalender Verwendung
findet. Um so wichtiger ist eine weitreichende und intelligente Integration
zwischen Act! und Outlook.
Act! erfüllt diesen Anspruch in vielerlei Hinsicht und sorgt
damit für einen bestmöglichen Informationsabgleich innerhalb
verschiedener Abteilungen, welche primär Outlook verwenden.
Outlook als Datenimport-Format
Besonders komfortabel ist die Feldzuordnungstabelle,
die im späteren Verlauf des Datemimportes erscheint. Die hierin
gemachten Festlegungen lassen sich abspeichern.
Outlook als EMail-System unter Act!
Neben Outlook (ab Version 2000) lassen
sich wahlweise auch Outlook-Express oder Lotus Notes verwenden.
Die Verwendung mehrerer EMail-Systeme gleichzeitig ist
möglich.
Zugriff aus Act! heraus auf das Outlook-Adressbuch
Es werden sowohl die Outlook-Kontakte, als auch die Outlook-Adressbücher
als Datenquelle angeboten.
Zugriff auf Act!-Adressen aus Outlook heraus für
EMail-Verkehr
Es lassen sich die Adressbücher von bis zu drei
Act!-Datenbanken gleichzeitig in Outlook einbinden.
Verknüpfung von Outlook-EMails mit Act!-Kontakten
Besonders hilfreich ist die optionale Suchmöglichkeit
nach dem Firmennamen in Act!.
Kalenderabgleich zwischen Act! und Outlook
Der Kalenderabgleich ist ein besonders
Highlight des Zusammenspiels. Selbst nachträglich vorgenommene
Änderungen am geplanten Termin werden zuverlässig abgeglichen.
Eine aus Outlook/Act! übertragene Aufgabe kann
auch im jeweils anderen System geändert werden. Die Änderung
wird ebenfalls synchronisiert.
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